Pendeketan Sistem dalam Organisasi

Pengertian Sistem

System bukanlah “cara” atau “metode” seperti yang banyak dikatakan orang. Cara hanyalah bagian kecil dari suatu system. Istilah system meliputi spectrum yang sangat luas. Misalnya manusia, binatang, alam semesta, mobil, motor, lembaga tertentu adalah sebagai suatu system. Murdick dan Ross sistem (1993) adalah seperangkat susunan yang digabungkan satu dengan lainnya untuk mencapai suatu tujuan.  Menurut Webster Unbridge, sistem adalah elemen – lemen yang saling berhubungan dan membentuk satuan organisasi dan menurut Scott (1996) sistem terdiri dari unsur – unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output). Sehingga dapat di sintesakan bahwa sistem merupakan sekumpulan sub sistem yang terdiri dari perangkat – perangkat yang saling bekerja satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan.

a. Sistem Perencanaan

Perencanaan (planning), merupakan fungsi pertama dari proses manajemen yang fungsinya untuk menentukan tujuan dan bagaimana tujuan tersebut dicapai “planning is coping with uncertainty by formulating future courses of action to achieve specified result” (kinick dan Williams, 2006). Perencanaan merupakam kegiatan untuk memperkirakan kegiatan dimasa. yang akan datang. Oleh sebab itu perencanaan yang baik hendaknya mengandung unsure unsur ;

1.    perencanaan dirumuskan secara jelas dan dijabarkan secara operasional.

2.    adanya kebijaksanaan untuk mencapai tujuan dala garis besarnya.

3.     adanya prosedur pembagian tugas serta hubungannya antara anggota kelompok masing-masing.

4.    adanya kemajuan yaitu penetapan standar kemajuan yang hendak dicapai.

5.     adanya program yaitu langkah langkah kegiatan untuk mencapai tujuan.

b. Model perencanaan

Sistem pendidikan menurut Mc Grath, (1972) pendekatan system bukanlah suatu rangkaian berseri, maupun bertahan, system tersebut dinamis yang diprosesnya terjadi secara interaktif. Sedangkan Hussain, (1972) menyatakan bahwa system pendidikan dicirikan dalam bentuk kepercayaan, metode, bermacam-macam sumber untuk memproduksi segala bentuk perubahan-perubahan pada kebiasaan atau tingkah laku para peserta didik. Pendidikan dicirikan lebih lanjut sebagai suatu institusional fungsional dalam system pendidikan dalam melayani masyarakat.

2. Tanggung Jawab Manajer

a. Definisi Manajer

Manajer adalah orang yang memiliki tanggung jawab dalam usaha memajukan dan mempertahankan perusahaan,terutama saat-saat sulit. Adapun menurut A.F.Stoner bahwa, “para manajer sebagai perencana, pengorganisasi, pemimpin dan pengendali organisasi.” Lebih jauh lagi James A.f .Stoner mengatakan bahwa,” sebenarnya setiap manajer-seperti pemimpin klub olahraga atau direktur utama suatu perusahaan multinasional-memegang peranan yang lebih luas untuk menggerakan organisasi menuju tujuan yang telah ditetapkan”. Merurut James A.F. Stoner manajer yaitu :7

1. Bekerja dengan orang lain

2. Bertanggung jawab

3. Menyelaraskan tujuan dan menentukan prioritas

4. Berfikir secara analitis dan konseptual

5. Mediator (penengah), politikus, diplomat, symbol dan pengambil keputusan yang sukar.

b. Tugas dan tanggung jawab manajer :

Top Manager (Manajer Tingkat Atas)

a) Mengonsep dan mewujudkan visi dan misi perusahaan atau pun organisasi

b) Merancang strategi perusahaan secara keseluruhan, termasuk memutuskan kebijakan akuisisi dan merger.

c) Mengedepankan pekerjaan dengan format keputusan bersifat umum (abstrak), dan selanjutnya memerintahkan pihak middle dengan tujuan sesuai yang diarahkan.

d) Informasi yang diterima oleh pihak top management cukup yang bersifat poin-poinnya saja

e) Manajemen tingkat atas tidak membutuhkan informasi tentang berapa banyak penjualan hari ini, yang diperlukan adalah berapa besar penjualan dari bulan ke bulan dan apakah ada tren (kecenderungan ) naik atau turun sehingga dari informasi ini akan diketahui kondisi di masa akan datang yang akan terjadi

f) Perangkat yang dibutuhkan oleh top management meliputi DSS ( Decision Support System) dan berapa perangkat lunak lainnya seperti Outlook Soft, informasi builder, Knowledge, Storm dan sebagainya.

3. Analisis Sistem dalam Organisasi

Analisis Sistem (system analysis) adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian – bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan maupun hambatan – hambatan yang terjadi dan kebutuhan – kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan – perbaikannya.

a) Dekomposisi

Untuk menganalisa dan memahami secara menyeluruh sebuah sistem yang besar, biasanya dibutuhkan waktu yang cukup lama. Untuk mempermudah pekerjaan itu dibutuhkan system dekomposisi. Dekomposisi adalah pembagian sistem kedalam komponen – komponen yang lebih kecil (subsistem). Dekomposisi memiliki beberapa keuntungan :

a. Analisis menjadi lebih mudah menmengatur dan menganalisa setiap subsistem secara lebih detail.

b. Pada pengembangan sistem, sistem bisa di dekomposisi menjadi beberapa modul. Modul sistem terdiri dari empat elemen subsistem yaitu :

masukan, pengolahan, keluaran dan umpan balik

b) Modularitas

Konsep modularitas berhubungan dengan dekomposisi. Pada saat melakukan dekomposisi, diharapkan sistem yang besar terbagi menjadi subsiste, - subsistem yang relatif sama ukurannya. Dengan modul – modul ini maka beban kerja mengembangkan

sistem bisa didistribusikan secara merata pada semua sumber daya yang ada. Pengembangan sistem jadi lebih sederhana karena hanya terfokus pada satu modul terlebih dahulu, baru dilakukan integrasi antar modul.

c) Coupling

Dari modul –modul yang kita peroleh, kadang – kadang ditemukan beberapa modul yang memiliki ketergantungan dengan modul yang lain. Pada kasus seperti ini, modul – modul yang saling bergantung harus dipasangkan (di-couple). Dengan cara ini bisa diketahui modul yang bisa bekerja secara independen dan modul – modul yang harus diselesaikan terlebih dahulu sebelum modul yang lain bisa bekerja.

d) Kohesi

Dari proses coupling antar modul, kita bisa dapatkan kelompok – kelompok modul dengan karakteristik yang hampir sama. Disini muncul konsep kohesi dimana kelompok modul itu harus dianalisis bersama – sama dengan kelompok modul yang saling berkohesi.

c. Analis Sistem

Analisis sistem merupakan pekerjaan yang bertugas menganalisis suatu sistem yang berlaku dalam suatu organisasi. Tugas utama dari seorang analis sistem adalah menentukan bentuk sistem yang akan dibangun nantinya. Keputusan ini tidak mudah.

Kesalahan menentukan format sistem yang akan dibangun akan berakibat pada gagalnya proyek yang dikerjakan.

Adapun hal – hal tanggung jawab dari seorang analis sistem

meliputi :

a. Pengambilan data yang efektif dari sumber bisnis

b. Aliran data menuju ke komputer

c. Pemrosesan dan penyimpanan data dengan komputer

d. Aliran dari informasi yang berguna kembali ke proses bisnis

dan penggunanya.

4. Sibernetika

Teori sibernetika menekankan hubungan timbal balik diantara semua bagian dari sebuah sistem. Kami akan menyajikan dua genre teori sibernetika. Pertama, satu kelompok teori yang umumnya berasal dari rubrik penggabungan informasi (information - integration). Kedua, satu kelompok teori yang umumnya dikenal sebagai teori konsistensi ( consistency theories ). Teori Penggabungan Informasi (information integration) bagi pelaku komunikasi berpusat pada cara kita mengakumulasi dan mengatur informasi tentang semua orang, objek, situasi, dan gagasan yang membentuk sikap atau kecenderungan untuk bertindak dengan cara yang positif atau negatif terhadap beberapa objek. Pendekatan penggabungan informasi adalah salah satu model paling populer yang menawarkan untuk menjelaskan pembentukan informasi dan perubahan sikap. Informasi adalah salah satu dari kekuatan tersebut dan berpotensi untuk memengaruhi sebuah sistem kepercayaan atau sikap individu. Sebuah sikap dianggap sebagai sebuah akumulasi dari informasi tentang sebuah objek, seseorang, situasi, atau pengalaman.

Dua variabel nampaknya memiliki peranan penting dalam memengaruhi perubahan sikap. Pertama adalah valance atau arahan. Valance mengacu pada apakah informasi mendukung keyakinan Anda atau menyangkal mereka. Ketika informasi menyokong keyakinan anda, maka informasi tersebut mempunyai valance “positif”. Ketika tidak menyokong, maka valance “negatif”. Variabel kedua yang memengaruhi dampak dari informasi adalah bobot yang anda berikan terhadap informasi. Bobot adalah sebuah kegunaan dari kredibilitas. Perubahan sikap terjadi karena informasi baru yang muncul dalam keyakinan adanya perubahan dalam sikap atau karena informasi yang baru mengubah bobot atau valance pada sebentuk informasi. Jadi, valance memengaruhi bagaimana informasi memengaruhi sistem keyakinan anda dan bobot memengaruhi seberapa banyak pengaruh itu bekerja.

1. Teori Nilai Ekspektasi.

Salah satu dari ahli teori penggabungan informasi yang sangat terkenal dan dihormati adalah Martin Fishbein. Karya Fishbein menyoroti sifat kompleks dari perilaku yang diketahui sebagai teori nilai ekspektasi (expectancy-value theory). Menurut fishbein, ada dua macam keyakinan. Pertama yakin pada suatu hal. Ketika anda meyakini sesuatu, anda akan berkata bahwa hal tersebut ada. Kedua, yakin pada perasaan.

2. Teori Tindakan yang Beralasan.

Icek ajzen dan Martin Fishbein memperluas cakupan dari teori nilai ekspektasi dengan menambahkan faktor intensi dalam rumus. Hal ini sebagai sebuah teori dari tindakan yang beralasan. Misalnya seseorang yang ingin bekerja karena mendapat upah sebagai salah satu reward yang didapat. Teori penggabungan informasi berhubungan dengan sistem faktor. Apa yang anda fikirkan tentang isu dan bagaimana anda berperilaku, dihasilkan dari sebuah interaksi kompleks diantara variabel sebagai salah satu karya dari Fishbein dan Ajzen yang membantu kita melihat apakah hubungan

mereka.